UBS Financial Services Administrative Assistant - Ajointe administrative in Montreal, Canada

Your role:

Votre rôle:

Êtes-vous une personne qui aime le travail bien accompli et les tâches variées ? Savez-vous faire en sorte que tout soit bien orchestré et fonctionne aisément ? Nous sommes à la recherche d’une personne qui puisse fournir un soutien administratif à l'équipe de gestion d'actifs à Montréal. Voici quelques-unes des tâches :

-\tgestion et maintien du calendrier, y compris les conférences téléphoniques, les vacances, les voyages et les réunions avec les clients

-\tsoutien au service à la clientèle, y compris la création de présentations aux clients, de résumés de portefeuille

-\tadministration du système de classement [à la fois manuellement et électroniquement]

-\tpréparation des comptes de dépenses,

-\torganisation des conférences à l’extérieur pour les clients/prospects

-\tcoordination des différents communiqués avec le service de conformité

-\tgestion du système Client Point

-\tpréparation des rapports trimestriels aux clients

-\tcoordination de la traduction

Are you a detail-oriented multitasker? Do you know how to make sure things run smoothly? We’re looking for someone like that who can provide administrative support to Asset Management team in Montreal. You’ll:

– manage and maintain calendars, including conference calls, vacation, travel and client meetings

– provide client service support, including creating client presentations, portfolio summaries, flash market reports

– administer filing systems [both manually and electronically]

– coordinate expense report submissions

– liaise with legal and compliance as needed

What we offer:

Together. That’s how we do things. We offer people around the world a supportive, challenging and diverse working environment. We value your passion and commitment, and reward your performance.

Keen to achieve the work-life agility that you desire? We're open to discussing how this could work for you (and us).

Take the next step:

Are you truly collaborative? Succeeding at UBS means respecting, understanding and trusting colleagues and clients. Challenging others and being challenged in return. Being passionate about what you do. Driving yourself forward, always wanting to do things the right way. Does that sound like you? Then you have the right stuff to join us. Apply now.

Disclaimer / Policy Statements:

UBS is an Equal Opportunity Employer. We respect and seek to empower each individual and support the diverse cultures, perspectives, skills and experiences within our workforce.

Requirements:

The successful candidate will have 3 - 5 years in a similar role with a financial services firm. You have exceptional communication and organizational skills and are fluent in both English and French.

You have intermediate to advanced MS Office skills, specially MS Word, Excel (with macros) & PowerPoint

Your team:

L’Équipe

Vous travaillerez avec notre équipe de gestion institutionnelle à Montréal

You will be working with our Institutional Asset Management team in Montreal.

Your experience and skills:

Votre expérience et vos compétences

Vous avez :

-\tplusieurs années d'expérience administrative dans un environnement mondial en évolution rapide

-\tCompétence démontrée avec la suite MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)

Vous êtes :

-\tun(e) excellent(e) communicateur(trice) à l’écrit et oralement, à l'aise d'interagir avec des collègues de tous les niveaux

-\td’un français écrit impeccable

-\tincroyablement organisé(e), avec un sens aigu de la priorisation, vous vous assurez que les choses soient exécutées dans les bons délais.

-\tAvide d'apprendre **

-\tcapable de travailler des heures flexibles, au besoin

-\tcouramment bilingue : anglais et français (écrit et verbal)

Exigences

Le candidat retenu aura de 3 à 5 ans dans un rôle similaire auprès d'une firme de services financiers. Vous avez des compétences exceptionnelles en communication et en organisation et vous parlez couramment l'anglais et le français.

Vous avez des compétences MS Office de niveau intermédiaire à avancé, en particulier MS Word, Excel (avec macros) et PowerPoint

Ce que nous offrons

Ensemble. C'est notre façon de procéder. Nous offrons aux gens du monde entier un environnement de travail stimulant et diversifié. Nous apprécions votre passion et votre engagement, et récompensons votre performance.

Désireux d'atteindre des objectifs de travail et à la vie que vous désirez? Nous sommes ouverts à discuter comment cela pourrait fonctionner pour vous (et nous).

Passez à l'étape suivante

Êtes-vous réellement un travailleur d’équipe ? Réussir chez UBS signifie respecter, comprendre et faire confiance à ses collègues et clients. Contester les autres et être défié en retour. Etre passionné par ce que vous faites. Allez de l’avant, toujours vouloir faire les choses de la bonne façon. Cela vous ressemble-t-il? Alors vous êtes bien équipé pour nous rejoindre. Appliquez maintenant.

You have:

– several years of administrative experience in a fast-paced, global environment

– demonstrated proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)

You are:

– a strong written and verbal communicator, comfortable interacting with colleagues at all levels

– incredibly organized, with an innate sense of how to prioritize (you make lists and get things checked off)

– able to work flexible hours, when needed

– fluent in both English and French (written and verbal)

About us:

Expert advice. Wealth management. Investment banking. Asset management. Retail banking in Switzerland. And all the support functions. That's what we do. And we do it for private and institutional clients as well as corporations around the world.

We are about 60,000 employees in all major financial centers, in more than 50 countries. Do you want to be one of us?

Your colleagues:

Job Reference #: 170889BR

Business Divisions: Asset Management

Title: Administrative Assistant - Ajointe administrative

City: Montreal

Job Type: Full Time

Country / State: Canada

Function Category: Business management, administration and support